Pourquoi la vérification du dossier est le moment de vérité
Tout se joue avant la signature. Un impayé se gère en mois de procédure ; un dossier mal vérifié se détecte en minutes. Pour une agence ou un cabinet de gestion locative, la vérification du dossier locataire est le geste métier qui protège à la fois le propriétaire bailleur, l'assurance loyers impayés et votre responsabilité professionnelle.
Le paradoxe : c'est aussi l'une des tâches les plus chronophages du métier. Des dizaines de pièces par candidature, des formats hétérogènes, des allers-retours pour les pièces manquantes. D'où l'intérêt d'une méthode systématique, et d'un logiciel de classement automatique de documents immobiliers pour l'appliquer sans y passer ses soirées.
Les pièces que vous pouvez exiger
La liste des documents qu'un bailleur (ou son mandataire) peut demander à un candidat locataire et à sa caution est fixée de manière limitative par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015. Une pièce par catégorie :
Checklist des pièces exigibles
- Identité : carte d'identité, passeport, permis de conduire ou titre de séjour (en cours de validité, avec photo et signature)
- Domicile : trois dernières quittances de loyer, attestation d'hébergement, avis de taxe foncière ou titre de propriété
- Activité professionnelle : contrat de travail ou attestation employeur, carte professionnelle, extrait K bis ou avis d'inscription pour les indépendants, carte d'étudiant
- Ressources : trois derniers bulletins de salaire, deux derniers bilans pour les indépendants, dernier avis d'imposition, justificatifs de pensions ou prestations sociales, simulation d'aide au logement
Les mêmes catégories s'appliquent au garant. Si le candidat passe par un dossier DossierFacile (le service public du dossier de location), les pièces arrivent déjà labellisées par l'État, mais cela ne vous dispense pas du contrôle de cohérence.
Les pièces que vous n'avez pas le droit de demander
Demander un document hors liste est passible d'amende. Les refus les plus fréquents à connaître :
Documents interdits
- Relevés de compte bancaire ou attestation de bonne tenue de compte
- Carte vitale ou tout document relatif au dossier médical
- Extrait de casier judiciaire
- Jugement de divorce (à l'exception du paragraphe sur les pensions)
- Contrat de mariage ou certificat de concubinage
- Autorisation de prélèvement automatique ou chèque de réservation
- Plus de deux bilans pour un travailleur indépendant
- Production de plus d'un document par catégorie du décret
Collecter des pièces interdites n'est pas qu'un risque d'amende : c'est aussi une collecte excessive de données personnelles au sens du RGPD. Voir notre guide RGPD en agence immobilière.
Contrôler l'authenticité : les 5 vérifications qui comptent
La falsification de documents locatifs est devenue triviale : un bulletin de salaire se retouche en dix minutes. Voici les contrôles à systématiser, du plus rapide au plus poussé :
- L'avis d'imposition, toujours. Le service de vérification de l'administration fiscale (SVAIR, sur impots.gouv.fr) confirme gratuitement qu'un avis correspond aux données réelles : numéro fiscal + référence de l'avis, réponse immédiate. C'est le seul document vérifiable à la source : faites-en votre pivot.
- La cohérence croisée des revenus. Le net imposable cumulé des bulletins de salaire doit se retrouver dans l'avis d'imposition. Un écart inexpliqué est le signal d'alerte n° 1.
- La cohérence interne des bulletins. SIRET de l'employeur existant (vérifiable sur l'annuaire des entreprises), calculs de cotisations plausibles, mise en page constante d'un mois à l'autre, dates alignées avec le contrat de travail.
- La pièce d'identité. Date de validité, concordance parfaite des noms/prénoms/date de naissance sur toutes les pièces du dossier. Les faux dossiers trahissent souvent une orthographe qui varie.
- L'employeur. Un appel de contre-vérification à l'employeur (avec l'accord du candidat) reste le contrôle le plus difficile à contourner pour les dossiers à enjeu.
Évaluer la solvabilité : le taux d'effort
L'usage du marché : des revenus nets représentant environ trois fois le loyer charges comprises, soit un taux d'effort d'environ 33 %. Ce n'est pas une règle légale, mais c'est le seuil qu'imposent la plupart des assureurs en garantie loyers impayés (GLI). Vérifiez les conditions exactes de votre contrat : type de contrat de travail accepté, période d'essai, ancienneté.
Pour les profils hors cadre (indépendants, étudiants, CDD), pensez aux dispositifs de garantie comme la caution Visale d'Action Logement, souvent mieux acceptée qu'un garant personne physique difficile à vérifier.
4h par semaine passées à trier des dossiers ?Nos clients récupèrent ce temps : l'IA d'ImmoClass reconnaît, contrôle et classe chaque pièce à réception.
Voir une démo →La méthode en 5 étapes (et où l'automatiser)
| Étape | Ce qu'il faut faire | Automatisable ? |
|---|---|---|
| 1. Collecte | Demander uniquement les pièces du décret, en une seule fois, avec une liste claire | ✅ Formulaire + dépôt en ligne |
| 2. Complétude | Vérifier qu'aucune pièce ne manque avant d'analyser | ✅ ImmoClass identifie chaque pièce reçue et signale les manquantes |
| 3. Classement | Nommer, ranger, associer chaque document au bon candidat et au bon bien | ✅ Classement automatique par IA en moins de 3 secondes |
| 4. Contrôles | SVAIR, cohérence croisée, validité des pièces | 🤝 Assisté : les données extraites (revenus, dates) sont mises côte à côte |
| 5. Décision & conservation | Trace de la décision, purge des dossiers non retenus dans les délais RGPD | ✅ Alertes de conservation |
Soyons précis sur ce qu'un outil fait et ne fait pas : ImmoClass ne « certifie » pas un dossier à votre place. Il élimine la partie mécanique (identifier chaque pièce, extraire les informations clés, détecter les manques et les documents périmés) pour que votre temps d'expert se concentre sur les contrôles à valeur ajoutée des étapes 4 et 5.
Questions fréquentes
Peut-on demander les relevés bancaires d'un candidat locataire ?
Non. Les relevés de compte bancaire figurent parmi les documents qu'un bailleur ou une agence n'a pas le droit d'exiger d'un candidat locataire. La liste des pièces exigibles est fixée de manière limitative par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015.
Comment vérifier l'authenticité d'un avis d'imposition ?
L'administration fiscale propose un service gratuit de vérification des avis d'imposition (SVAIR) sur impots.gouv.fr : en saisissant le numéro fiscal et la référence de l'avis, vous confirmez que le document correspond bien aux données de l'administration.
Quel taux d'effort exiger d'un candidat locataire ?
L'usage du marché est de demander des revenus représentant environ trois fois le loyer charges comprises, soit un taux d'effort d'environ 33 %. Les assureurs en garantie loyers impayés (GLI) imposent souvent un plafond proche de 33 à 37 %.
Combien de temps conserver le dossier d'un candidat non retenu ?
Un dossier de candidature non retenu ne doit pas être conservé au-delà du temps nécessaire à la gestion de la candidature. La CNIL recommande une durée courte, de l'ordre de quelques mois maximum, sauf accord du candidat pour être recontacté.